Aanbestedingsperikelen leerlingenvervoer in coronatijd

Zorgplicht gemeenten

Sinds 1987 zijn gemeenten verplicht een regeling vast te stellen op basis waarvan ouders van leerlingen - onder bepaalde voorwaarden - aanspraak kunnen maken op vervoer van hun kinderen van en naar school. Daarnaast hebben gemeenten een wettelijke zorgplicht voor het bewegingsonderwijs. Dit houdt in dat naast het ter beschikking stellen van een sportaccommodatie, de gemeente onder bepaalde omstandigheden ook het vervoer van leerlingen van school naar de sportaccommodatie en terug dient te regelen. Ten slotte kiezen sommige gemeenten ervoor ook faciliteiten voor het zwemonderwijs beschikbaar te stellen voor scholen, waaronder het vervoer.

Op zoek naar een (nieuwe) vervoerder

Stel, de vervoersovereenkomst voor het leerlingenvervoer dan wel zwem-/gymvervoer binnen uw gemeente expireert binnenkort en de verlengopties van de overeenkomst zijn allemaal afgenomen. U dient dus op zoek te gaan naar een nieuwe vervoerder en start met de voorbereiding van een Europese aanbesteding waarbij zich al snel de vraag voordoet: wat ga ik aanbesteden? Hoe ziet de opdracht er in coronatijd uit op het moment dat daadwerkelijk gestart dient te worden met de uitvoering?

De welbekende glazen bol

U als gemeenteambtenaar en ook vervoerders kunnen door de huidige coronacrisis en overheidsmaatregelen ‘niet heel ver vooruitkijken’ als het gaat om de vervoersbehoefte in de komende jaren. Scholen en zwembaden zijn weer (beperkt) open, sporthallen gaan wellicht per 1 juli a.s. open. Voor iedere versoepeling van de coronamaatregelen geldt de winstwaarschuwing “dat het alleen doorgaat als het echt kan”. De behoefte op korte termijn is niet dan wel moeilijk vast te stellen en ziet er zeer waarschijnlijk anders uit dan de behoefte op de wat langere termijn.

Zijn de aanbestede vervoersdiensten nog nodig na gunning van de opdracht en zo ja, kan het vervoer dan wel worden uitgevoerd conform uitvraag? Wat als gedurende de uitvoering van de overeenkomst een tweede coronagolf optreedt en scholen, sporthallen en/of zwembaden opnieuw worden gesloten waardoor de opdracht (tijdelijk) geheel wegvalt of als de vervoerder door ziekte van zijn personeel over onvoldoende chauffeurs beschikt voor de uitvoering van de opdracht en hij de continuïteit van de dienstverlening niet kan waarborgen? Hoe kunnen het aanbestedingsdocument en de vervoersovereenkomst in deze verschillende scenario’s voorzien en de gevolgen van de coronamaatregelen voor zowel de gemeente als de gecontracteerde vervoerder beperken?

Flexibiliteit binnen de Aanbestedingswet 2012

Probeer scherp te krijgen welke scenario’s in coronatijd kunnen optreden in het vervoer en wat de gevolgen daarvan zijn op de aanbestedingsprocedure dan wel de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht. Stel de aanbestedingsstukken op met de wetenschap dat de coronapandemie hoogstwaarschijnlijk komend jaar kan blijven opwaaien en wat dit voor gevolgen kan hebben voor de betreffende opdracht. Eventuele problemen kunnen dan op voorhand worden benoemd met ofwel uitgeschreven oplossingen ofwel het vaststellen van de wijze waarop partijen met elkaar zullen omgaan om eventuele problemen op te lossen.

De Aanbestedingswet 2012 biedt ruimte om te voorzien in uitzonderlijke situaties. Daarbij geldt dat per exacte omstandigheid van het geval bekeken moet worden welke maatregel uit de wet gerechtvaardigd is onder die specifieke omstandigheid.

Heeft u vragen naar aanleiding hiervan, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn bereikbaar via e-mail: info@its-projects.nl of 0572362240